Сотрудничать с самозанятыми в 2026 году бизнесу по-прежнему удобно, но контроль со стороны налоговой и трудовой инспекции усиливается.
Федеральная налоговая служба России в письме от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674 подробно описала признаки подмены трудовых отношений в работе с плательщиками налога на профессиональный доход (НПД).
Чтобы сотрудничество с плательщиком НПД не вызвало вопросов у налоговых органов и Государственной инспекции труда, важно соблюдать базовые правила:
1. Проверять регистрацию исполнителя в статусе самозанятого.
Информацию о постановке на учет физического лица в качестве плательщика НПД можно получить на официальном сайте ФНС в сервисе «Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход (самозанятого)» по ссылке.
2. Проверять, не был ли самозанятый штатным сотрудником вашей организации.
Согласно части 8 пункта 2 статьи 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» (Закон № 422-ФЗ) организациям и индивидуальным предпринимателям запрещено сотрудничать со своими бывшими работниками, если с момента увольнения прошло менее двух лет.
3. Привлекать самозанятых для выполнения отдельных работ.
Работа с самозанятыми ведётся более конкретно, заказчик ставит задачу, сроки и оплачивает результат. Компания не может обязать исполнителя делать то, что не предусмотрено гражданско-правовым договором (договором ГПХ).
4. Составлять правильный договор.
Для сотрудничества с самозанятыми нужно заключить стандартный договор ГПХ. Предметом договора выступает конкретная задача с конечным результатом, после чего заказчик оплачивает работу.
5. Включать в договор обязанности самозанятого сообщать об утрате статуса и своевременно передавать чек после получения оплаты.
Это позволит перенести ответственность за неожиданную утрату исполнителем статуса самозанятого.
6. Правильно оформлять платежи по договору.
Оплата услуг самозанятого должна быть оформлена так, чтобы у банка и налоговой не возникало вопросов о характере отношений. Оптимальный вариант — безналичный перевод по реквизитам исполнителя с корректным назначением платежа.
Оплата наличными, переводом на карту или электронный кошелек тоже возможна. При оплате наличными есть ограничение по сумме, если самозанятый — ИП: не более 100 000 руб. по одному договору (указание ЦБ № 5348-У).
7. Требовать чек от самозанятого.
Чек — обязательный документ при работе в статусе самозанятого. Он подтверждает, что исполнитель получил оплату от заказчика за сделанную работу. В чеках указываются реквизиты, которые в полной мере позволяют идентифицировать оказанные услуги (ч. 6 ст. 14 Закона № 422-ФЗ). На основании этого документа компания может учесть вознаграждение в расходах и доказать, что деньги получены самозанятым, а акт выполненных работ может выступать дополнительным документом, отражающим период или дату оказания услуги, для целей налогового учета расходов покупателя. Если в чеке указаны реквизиты акта выполненных работ, считается, что такой документ в полной мере позволяет идентифицировать услуги, то есть требования закона можно считать выполненными (Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 02.04.2024 по делу № А31-6083/2022).
8. Контролировать состояние чеков.
В мобильном приложении «Мой налог» есть функция аннулирования чеков. Некоторые исполнители злоупотребляют данной функцией и аннулируют чеки для уклонения от уплаты налогов. Компании могут проверять актуальный статус чека по ID.
9. Наладить удаленную работу (по возможности).
Если самозанятыеинфраструктурно зависимы от заказчика (пользуются чужими ПК, работают в офисе и т.д.), то у налогового органа могут возникнуть вопросы.
Итак, чтобы понять, существует ли риск переквалификации отношений в трудовые, с учётом судебной практики, организациям и индивидуальным предпринимателям следует проанализировать условия заключенных с физическими лицами договоров ГПХ.
Претензии к работодателям могут предъявить не только налоговые органы и Государственная инспекция труда, но и сами физические лица, которые могут быть заинтересованы в том, чтобы договор был признан трудовым. В этом случае с работодателя будут взысканы денежные средства в счёт оплаты отпуска, возмещения морального вреда, а также в качестве страховых взносов для обеспечения пенсионных прав работника.
Поэтому налоговая служба призывает руководителей организаций и индивидуальных предпринимателей исключить подмену фактических трудовых отношений и заключать гражданско-правовые договоры только с реальными плательщиками НПД.